Акты приёма оборудования

Ремонтный акт связывает клиента, принятое устройство, неисправность, работы, запчасти и расчёты. Ведите его от приёмки до выдачи: оформите устройство, добавьте состав ремонта, согласуйте стоимость, отметьте выполненные работы, примите оплату и завершите документ.

Эта глава предназначена для сотрудников сервисной компании, работающих с ремонтом. Монтажные документы и акты ТО имеют свои разделы, когда соответствующие направления включены. Порядок этапов, названия статусов и обязательные поля определяет ваша компания.

Новый ремонт получает первый подходящий статус по сортировке, мастерскую сотрудника и склад по умолчанию, если он настроен. При активных складах выбор склада обязателен. В полной форме обращение изначально платное, показ изображений и документов клиенту выключен.

Быстрая приёмка также подставляет текущего сотрудника ответственным; полная форма оставляет ответственного и инженера для выбора. Количество первой работы или запчасти в быстрой приёмке начинается с 1, цена подставляется после выбора позиции.

Заготовка, создание из карточки клиента, распознавание устройства, гарантийный вход или копирование могут дополнительно заполнить поля. Проверяйте источник: выбранный клиент, серийный номер и прежняя неисправность не всегда относятся к текущему обращению.

1. Откройте список ремонтных документов и нажмите «Быстрая приёмка».
2. Найдите клиента по имени или телефону либо заполните данные нового клиента.
3. Укажите модель, серийный номер и неисправность. Заполните обязательные поля вашей компании.
4. Проверьте блок «Параметры документа»: статус, мастерскую, склад и ответственного.
5. Если состав ремонта уже известен, заполните «Первая работа» и «Сразу добавить запчасть». Эти блоки можно оставить пустыми.
6. Нажмите «Принять и оформить». Откроется карточка нового ремонтного акта.

Первая работа и запчасть сохраняются вместе с приёмкой. Остальной состав ремонта добавляется в карточке. Проверьте подставленные значения перед сохранением: наличие значения по умолчанию не означает, что оно подходит этому ремонту.

1. В списке ремонтных документов откройте «Создать» → «Полная форма».
2. Выберите клиента или заполните данные нового. Укажите мастерскую, статус и склад.
3. Заполните информацию об устройстве, неисправности, комплектности и внешнем виде.
4. При необходимости назначьте сотрудников, срок выдачи и напоминание.
5. Нажмите «Создать». Затем добавьте работы и запчасти в открывшейся карточке.

В полной форме работы и запчасти добавляются после первого сохранения акта. Для однотипных приёмок можно выбрать заготовку в меню «Создать»: заготовка приёмки и печатный шаблон решают разные задачи. Подробнее — «Шаблоны для актов приёма».

1. В списке ремонтных документов откройте «Создать» → «Массовая приёмка».
2. Укажите общего клиента и общие параметры: мастерскую, статус, склад и ответственного.
3. Добавьте устройства и заполните данные каждого устройства отдельно.
4. Проверьте список устройств и нажмите кнопку создания документов.

Массовая приёмка создаёт отдельный ремонтный акт на каждое устройство, после чего возвращает в список. Для одного клиента с тремя устройствами появятся три документа, у каждого будут свой номер, состав ремонта, платежи и история.

Сначала найдите существующего клиента по имени или телефону и выберите его из результатов. Если клиента ещё нет, заполните данные нового клиента в форме приёмки: он будет создан при сохранении акта.

Подсказка «Возможно, это уже наш клиент» помогает найти запись по введённому телефону. Проверьте совпадение и выберите существующего клиента, если это тот же человек. Подробнее о контактах — «Клиенты и история обращений».

Чтобы исправить привязку уже созданного акта, используйте «Сменить клиента» в меню строки списка, если у вас есть это право. Смена клиента в акте не изменяет клиента в связанных счетах, расчётах и УПД: проверьте эти документы отдельно.

• Тип, производитель, модель и серийный номер помогают отличить устройство и найти предыдущие ремонты. Не подставляйте серийный номер другого устройства.
• Неисправности и комментарий клиента фиксируют причину обращения.
• Комплектность и внешний вид описывают принятое устройство и аксессуары.
• Служебная заметка предназначена для сотрудников.
• Результат работы описывает выполненный ремонт и итоговое состояние устройства.

В быстрой приёмке часть полей находится в блоке «Дополнительные данные устройства». Подсказки по истории помогают распознать повторное обращение; сверяйте их с фактическим устройством. Названия и обязательность части полей зависят от настроек компании.

После сохранения акта в карточке доступны разделы:

• «Карточка ремонта» — клиент, устройство, параметры, заметки и вложения.
• «Работы и запчасти» — выполненные работы и использованные запчасти.
• «Финансы и документы» — счета, УПД, платежи и ссылки на оплату.
• «Сервис» — выезды, подменное оборудование и история устройства.

Верхний блок карточки показывает суммы ремонта и остаток к оплате, а также предлагает следующий шаг. Смена статуса и другие события доступны в истории изменений. Видимость разделов и действий зависит от ваших прав.

• Ответственный сотрудник назначается документу.
• Инженер указывается в параметрах акта.
• Исполнители выбираются в каждой строке выполненной работы.

Назначение инженера не заменяет выбор исполнителей работы. Для расчёта зарплаты проверяйте и ответственного за документ, и исполнителей строк; итоговое начисление зависит от настроенной схемы оплаты труда. Подробнее — «Расчёт зарплаты сотрудникам».

1. Откройте акт и выберите новый «Статус документа», затем сохраните. В списке также можно нажать на блок «Этап» и выбрать статус.
2. Проверьте, что новый статус применён и отображается в документе.

Доступные переходы определяются процессом ремонта и правами на установку статусов. Названия вроде «Диагностика» или «Готов к выдаче» могут отличаться в вашей компании. Документ считается завершённым, когда его статус имеет признак «Закрывает документ».

Статус с требованием согласованной сметы может быть недоступен до согласования. Смена статуса сама по себе не подтверждает оплату. Для выдачи с оплатой и печатью используйте действие «Выдать».

Используйте поиск в списке и фильтры по статусу, мастерской, ответственному, исполнителю работ, клиенту, устройству, серийному номеру и просрочке. Если акт пропал из списка, сбросьте поиск и фильтры: выбранные фильтры запоминаются.

По нажатию на блок «Команда» можно назначить ответственного. Для нескольких документов отметьте строки и выберите массовое действие: «Сменить статус», «Назначить ответственного», «Назначить инженера» или «Печать выбранных».

При массовой смене статуса недоступные переходы пропускаются. Прочитайте итоговое уведомление и проверьте пропущенные документы отдельно.

1. В сохранённом акте откройте «Работы и запчасти».
2. В таблице «Выполненные работы» нажмите «Добавить работу».
3. Выберите работу из справочника, проверьте количество, единицу измерения и цену.
4. Выберите исполнителей и при необходимости укажите скидку на строку и примечание.
5. Сохраните строку и проверьте итоговую сумму ремонта.

Кнопка «Из комплекта» появляется при наличии активных комплектов. Она добавляет предусмотренные комплектом работы и запчасти. После применения проверьте количество строк, цены и предупреждения по складу. Редактирование и удаление отдельной работы доступны в меню её строки.

1. В сохранённом акте откройте «Работы и запчасти».
2. В таблице «Использованные запчасти» нажмите «Добавить запчасть».
3. Выберите товар, проверьте наличие на складе акта и укажите количество.
4. Проверьте цену, скидку, режим «Списание со склада» и серийный номер, если он учитывается для этой запчасти.
5. Сохраните строку и проверьте сумму и складские предупреждения.

Склад выбирается в параметрах акта. Доступные режимы списания зависят от настроек учёта и наличия товара. Редактирование и удаление запчасти выполняются в меню её строки. Если цена позиции меняется, проверьте итог ремонта и необходимость повторного согласования сметы.

При включённом партионном учёте момент списания определяется настройками склада и выбранным режимом строки:

• «При закрытии акта» — запчасть удерживается в резерве и списывается при переходе акта в завершающий статус.
• «Сразу при добавлении» — запчасть списывается при добавлении строки.

В форме запчасти могут быть доступны немедленное списание, оприходование со списанием или перемещение с другого склада. Состав вариантов зависит от текущего режима и наличия. Если доступен один вариант, отдельный выбор режима может не показываться.

Проверьте свободный остаток: товар может быть уже зарезервирован другим документом. Подробнее о режимах и резервах — «Складской учёт».

1. Добавьте работы и запчасти, проверьте состав и итоговую стоимость ремонта.
2. В карточке откройте «Связаться» → «Отправить смету» и подтвердите отправку.
3. Смета отправляется в привязанные клиенту мессенджеры. Если привязок нет, система сообщит, что смета не отправлена.
4. При включённом согласовании клиент может подтвердить смету через доступный ему канал. Отметка видна в карточке: «Со стороны клиента» → «Согласование сметы».

Если клиент согласился по телефону, запишите это в поле «Служебная заметка» и предложите подтвердить смету в клиентском портале. Служебная заметка не ставит отметку согласования. Если клиент не может подтвердить смету, обратитесь к администратору компании.

Изменение состава, количества, цены или скидки требует проверки сметы: прежние отправка и согласование сбрасываются при изменении стоимости или состава. Согласуйте обновлённую смету до перехода в статус, который её требует.

1. Откройте «Финансы и документы» и найдите таблицу платежей.
2. Нажмите «Принять оплату». Проверьте подставленный остаток к оплате.
3. Выберите способ оплаты и укажите фактически полученную сумму. Для предоплаты или частичной оплаты укажите нужную сумму.
4. Подтвердите действие и проверьте новую запись платежа и остаток по акту.

Оплата не закрывает ремонтный акт. Для завершения используйте завершающий статус или действие «Выдать». Перед повторным проведением оплаты проверьте список платежей. Создание ссылки на оплату и выставление счёта также не означают, что деньги уже получены.

Кассовый чек зависит от подключённой кассовой интеграции и выбранного способа оплаты. Если используются бонусные баллы, проверьте применённое списание баллов и остаток к оплате. Подробнее — «Деньги» и «Программа лояльности».

В разделе «Финансы и документы» собраны счета и ссылки на оплату. Это разные записи: счёт оформляет состав к оплате, а ссылка открывает онлайн-оплату через подключённого платёжного провайдера.

• В таблице счетов нажмите «Создать счет», чтобы сформировать счёт из позиций акта, или «Привязать существующий», чтобы связать готовый счёт.
• Если подключена онлайн-оплата, создайте платёжную ссылку доступным действием и передайте клиенту ссылку, сформированную системой.

После онлайн-оплаты проверьте статус платёжной ссылки и платёж по акту. Счёт, платёжная ссылка и кассовый чек не заменяют друг друга. Проверка платёжных ссылок и связанных денег описана в главе «Деньги».

1. Проверьте работы, запчасти, результат ремонта и согласование сметы.
2. Нажмите «Выдать» в доступных действиях карточки или строки списка.
3. Выберите «Статус выдачи» из разрешённых завершающих статусов.
4. Если настроен «Контроль качества», отметьте все пункты.
5. При необходимости включите «Принять оплату сейчас», проверьте способ оплаты и полученную сумму. Блок оплаты доступен при наличии долга и права на приём платежей.
6. Выберите «Печать при выдаче» и подтвердите действие.

Акт перейдёт в завершающий статус; выбранная печатная форма откроется в новой вкладке. При отложенном списании зарезервированные запчасти спишутся при закрытии. Выдача без приёма оплаты не погашает долг: проверьте остаток отдельно.

Нажмите «Печать» и выберите нужную форму:

• Документ приёмки с названием, заданным компанией.
• Акт выполненных работ.
• Акт с гарантийным периодом, с указанием скидки или только с итоговой суммой.
• Гарантийное свидетельство или гарантийный талон.
• Акт о неисправности.
• Пакет документов или собственный печатный шаблон, если он настроен.

Для закрывающих документов можно указать дату печати. Гарантийные сроки задаются в справочниках работ и товаров. Печать формы не меняет статус ремонта и не создаёт платёж. Собственные формы описаны в главе «Редактор шаблонов».

1. Откройте ремонтный акт и нажмите «Передать статус клиенту».
2. Нажмите «Скопировать сообщение» и отправьте текст клиенту в привычном мессенджере. Сообщение содержит ссылку на его ремонт.
3. Кнопка «Глазами клиента» открывает страницу для проверки.
4. При необходимости отправьте сообщение из меню «Связаться» через настроенный канал связи.

Клиент сможет открыть страницу своего ремонта. Доступные действия на этой странице зависят от настроек компании: например, согласование сметы, онлайн-оплата или приёмка работ. Ссылка и QR-код также могут присутствовать на печатной форме, если это предусмотрено шаблоном.

В демонстрационном акте действие передачи статуса может отсутствовать. Подробнее — «Клиентский портал» и «Отправка сообщений клиентам».

1. В «Карточка ремонта» откройте «Изображения и документы».
2. Загрузите вложения в поле «Прикрепленные файлы».
3. Для фотографий включите «Показывать изображения клиенту», для файлов — «Показывать документы клиенту».
4. Сохраните акт.

Оба переключателя по умолчанию выключены. Одной загрузки файла недостаточно для показа клиенту. Переключатели относятся к соответствующей группе вложений акта; перед включением проверьте все загруженные фотографии и документы.

В основной информации карточки выберите «Место хранения» и при необходимости заполните «Код места хранения», например «A-15-3». Это местоположение принятого устройства; склад в параметрах документа используется для запчастей.

В блоке «Тип обращения и напоминание» укажите «Планируемая дата выдачи», «Напомнить через (дней)» и причину напоминания. Напоминание помогает выделять документ при превышении срока. Для поиска таких документов используйте фильтр «Просроченные».

1. В акте откройте «Сервис» и таблицу подменного оборудования.
2. Нажмите «Добавить замену», укажите склад, сотрудника, срок «Выдано до» и сохраните запись.
3. Откройте «Управление товарами» у записи и добавьте выданные позиции.
4. При фактическом возврате используйте «Принять возврат».

Закрытие ремонта не заменяет оформление возврата подменного оборудования. Если возврат отмечен ошибочно, у записи есть действие «Отменить возврат». Проверяйте статус подмены отдельно от статуса ремонтного акта.

В разделе «Сервис» находятся история устройства и связанные выезды. Для поиска ремонтов из списка документов используйте «История ремонтов». Сверяйте клиента и идентификаторы устройства, особенно если серийный номер не указан.

Для ремонта с выездом создайте связанный выезд доступным действием, укажите время, адрес и сотрудников. Дальнейшая работа с выездом описана в главе «Карта для сервисных выездов».

При возврате устройства создайте новый ремонтный акт. В полной форме в блоке «Тип обращения и напоминание» выберите «Обращение» → «Гарантийное» и укажите «Предыдущее обращение». Зафиксируйте текущую неисправность и комплектность заново.

Для завершённого ремонта с действующей гарантией в карточке доступен переход к новому гарантийному обращению: клиент и идентификаторы устройства подставляются, новый документ связывается с предыдущим. Подсказка быстрой приёмки тоже может определить действующее гарантийное обращение. Проверьте найденный предыдущий акт и условия гарантии.

Гарантийные сроки зависят от работ и товаров исходного акта. Отметка «Гарантийное» связывает обращения и сама по себе не обнуляет стоимость нового ремонта.

В меню строки списка выберите «Копировать». Система создаст новый открытый документ с данными устройства, работами и доступными для копирования запчастями. Платежи и связь гарантийного обращения не переносятся.

Проверьте новый документ и уведомления: запчасть с недостаточным свободным остатком может быть пропущена. Складские позиции в копии обрабатываются по действующим правилам учёта. Для гарантийного возврата оформляйте гарантийное обращение со связью на предыдущий акт.

Если нет «Быстрой приёмки», полной формы или действия изменения, проверьте права сотрудника на сохранение ремонтных документов. Если действие видно, но сохранение блокируется, проверьте сообщение системы и состояние подписки.

Отсутствие документа в списке может быть связано с поиском, сохранёнными фильтрами, ограничением по мастерской или отдельным направлением документа. Сбросьте фильтры и попросите администратора проверить доступ и настройки меню.

Проверьте склад акта, нужный товар, количество и свободный остаток с учётом резервов. При серийном учёте также проверьте доступность выбранного серийного номера. Прочитайте сообщение формы: оно указывает причину отказа.

Доступные варианты — поступление товара, перемещение с другого склада или заказ у поставщика — зависят от учёта и ваших прав. Выберите подходящий вариант из доступных на экране и после него повторно проверьте строку. Добавление названия товара в акт не означает, что недостающая деталь появилась на складе.

Проверьте допустимый переход по процессу, право сотрудника ставить выбранный статус и требование согласованной сметы. Если стоимость или состав менялись после согласования, сначала согласуйте актуальную смету.

Действие «Выдать» предназначено для открытого документа с работами или запчастями и доступным завершающим статусом. Если настроен контроль качества, нужно отметить все пункты. Сообщение «Оплата не проведена — заказ не выдан» означает, что действие выдачи остановлено: проверьте платежи и причину ошибки перед повтором.

Сверьте итог ремонта, применённые скидки и связанные платежи в «Финансы и документы». Возможные причины: частичная оплата, изменение стоимости ремонта, платёж привязан к другому документу или онлайн-оплата ещё не подтверждена.

Сформированная ссылка и счёт не являются оплатой. Перед повторным приёмом денег проверьте, появился ли первый платёж. Статус «выдан» также не гарантирует отсутствия долга: при выдаче можно не принимать оплату сейчас.

При повторном создании счёта из акта в новый счёт попадают только новые позиции, которые ещё не включены в предыдущие счета. Если все работы и товары уже распределены по счетам, система может создать счёт без позиций и показать предупреждение.

Откройте предыдущие счета в «Финансы и документы» и проверьте их состав. Для уже выставленных позиций используйте существующий счёт. Повторное создание счёта не дублирует автоматически весь состав ремонта.

Укажите номер ремонтного акта, название раздела и действия, точный текст сообщения, ожидаемый результат и что получилось фактически. При необходимости приложите снимок экрана с проблемой. Так поддержка сможет проверить нужный этап ремонта, доступ или связанную запись.

Для связанных вопросов доступны главы о правах сотрудников, о складе, о деньгах и о клиентском портале.

Открывайте подменное оборудование из раздела «Сервис» ремонтного акта. В полной карточке выберите связанный ремонт и сотрудника, осуществившего выдачу. Склад подставляется из активного склада по умолчанию; его можно оставить пустым для выдачи без складского движения.

После создания связь с ремонтом и склад менять нельзя. Срок «Выдано до», примечание для сотрудников и дополнительная информация вводятся по фактической выдаче. Дата возврата показывается после возврата и вручную не редактируется.

В карточке подмены откройте «Выданное оборудование» и добавьте товар по названию, артикулу или штрихкоду. Количество изначально 1; после выбора товара проверьте цену, количество, серийный номер и примечание. Итог рассчитывается из цены и количества.

При указанном складе выдача списывает товар с него и требует достаточного количества. Без склада запись учитывает факт выдачи без движения остатков. Проверяйте реальные экземпляры, даже если товар уже выбран в форме.

Фильтры списка подмен позволяют выбрать склад, выдавшего сотрудника, период создания, возвращённые и невозвращённые записи. «Принять возврат» устанавливает сегодняшнюю дату и возвращает товары на указанный склад. Массовый возврат может завершиться частично; проверьте предупреждение и оставшиеся записи.

«Отменить возврат» снова списывает выданные товары и доступно для возвращённой записи. Закрытие основного ремонта не подтверждает возврат подмены. Если действие не прошло, проверьте подписку, склад и сообщение об ошибке.