Складской учёт в сервисном центре. Как СервисАпп решает проблемы контроля запчастей
Даже небольшой сервисный центр постоянно вынужден контролировать множество самых разных рабочих процессов, связанных с хранением материальных ценностей. Поступление на склад новых запчастей, товаров и техники для ремонта, работа с документацией, оформление возвратов, выдача заказов и т.д.
В итоге хаос там может стать нормой, а сотрудникам потребуется ежедневно учитывать десятки нюансов при работе в разными клиентами. А если прибавить к этому человеческий фактор, текучку кадров, нововведения в документообороте и многое другое, то сервисный центр может столкнуться с серьёзными проблемами.
Почему всё идёт не так и как это бьёт по карману владельцев бизнеса? Давайте разбираться.
С какими сложностями сталкиваются сервисные центры?
1. «Пропажа» запчастей: кто виноват?
- Проблема: На складе периодически недосчитываются запчастей. Причин может быть множество: банальное воровство, невнимательность, забывчивость, недостаточная квалификация сотрудников, нерегулярное ведение учёта, забытые списания, неправильная ротация на полках, отсутствие накладных от курьеров и т.п.
- Последствия:
— Простой в ремонтах: нарушение дедлайнов из-за ожидания деталей на замену, конфликты с клиентами и, как следствие, негативные отзывы.
— Переплата: закупка деталей по розничным ценам и оплата срочной доставки по повышенным тарифам.
— Потеря клиента: заказчик требует объяснений и отказывается повторно обращаться за услугой из-за неудачного опыта.
Пример: В мастерской, позиционирующей себя как срочный ремонт, не нашлось оригинального дисплея для смартфона. В результате клиент отказался от ремонта, а позже дал негативную оценку работе мастерской в разговорах с коллегами и знакомыми.
2. Учёт вручную давно устарел
- Проблема: Excel-таблицы и блокноты уже не актуальны для ведения складского учёта. Опечатки в артикулах, путаница в остатках, дублирование данных неизбежны.
- Случай из практики: В таблице вместо «Samsung Galaxy S21» внесли «Samsung Galaxy S20». Деталь заказали не ту, ремонт задержался, клиент остался недоволен, а неверно заказанная деталь может никогда не пригодиться.
- Почему это критично: Ошибки накапливаются, и через месяц цифры в отчётах не бьются с реальностью.
3. Инвентаризация: игра в «испорченный телефон»
- Проблема: Ручная проверка длится не один день, данные устаревают куда быстрее. Кроме того, если инвентаризацию проводит тот, кто ведёт учёт, возможны манипуляции.
- Итог: Большинство владельцев сервисов теряют прибыль из-за плохого учёта на складе.
4. Закупки вслепую
- Проблема: Без анализа реальных потребностей мастерской закупаются ненужные детали, а востребованные приходят в недостаточном количестве.
- Пример: На складе годами пылятся шлейфы для устаревших смартфонов, но постоянно не хватает деталей для популярных моделей.
- Финансовый удар: Излишки ненужных деталей «замораживают» оборотные средства, а клиенты выбирают конкурентов.
Почему классические методы устарели?
Тысячи позиций — нулевая видимость
В сервисном центре могут храниться тысячи деталей: от микрочипов до корпусов. Каждая имеет свой артикул, срок годности, данные о поставщике и цену. Удержать это в голове невозможно, а искать по памяти — значит тратить впустую рабочее время. Многие работники грешат тем, что предпочитают пользоваться дедовскими методами.
Это надо было «ещё вчера»
Скорость — главный козырь сервиса. Но если мастер тратит час на поиск детали вместо ремонта, клиент уйдет к конкурентам. При этом абсолютное большинство заказчиков требуют срочного решения их проблемы. А самый лёгкий способ получить отличный отзыв — сделать быстрее, чем ожидает клиент!
Гарантия и юридические риски
- Возвраты бракованных деталей, претензии по гарантии, хранение устройств клиентов — всё это требует внимательности и безупречного документооборота.
СервисАпп — отличное решение для складского учёта
Программа СервисАпп для сервисных центров автоматизирует ключевые процессы, превращая складской учёт из головной боли владельца бизнеса в рабочий инструмент.
Решение для основных проблем:
- Точечный контроль остатков
— Учёт штрихкодов для каждой детали: легко отсканировать при приёмке, перемещении, списании.
— История операций: кто, когда и что взял, фиксируется автоматически. - Учёт без ошибок
— Карточки товаров имеют фото, артикул, информацию о необходимом минимальном запасе. Система поможет определиться с закупкой требуемых запчастей.
— Возможность отслеживания закупок через специальный инструмент в программе. - Инвентаризация за час
— Получение всех необходимых отчётов об остатках буквально за пару кликов. - Документы под контролем
— Простое внесение данных из приходных документов, электронная копия накладной всегда будет в наличии.
Итог
Складской учёт в сервисном центре — это не про коробки и полки, а про управление рисками. Ручные методы ведут к ошибкам, а те могут стоить бизнесу потерь денег и репутации. СервисАпп сокращает эти риски и даёт возможность навести порядок в складском учёте. А у Вас останется время на работу с клиентами.
С чего начать?
- Добавьте в справочник 20 самых ходовых позиций.
- Создавайте документы и по мере необходимости добавляйте в систему нужные запчасти.
- Система отследит количество деталей на складе, а вы всегда сможете получить оперативную информацию об остатках.
Это не «революция», а логичный шаг — как замена блокнота на смартфон. Просто, быстро, эффективно!