Выбор нужно начинать с формирования требований или желаний того, что вы хотите получить в конечном итоге. Попробуйте записать возможности, а потом отсортировать по приоритетам. Например: нужен ли доступ с любого устройства или достаточно только установить программу на один компьютер, потребуется ли складской учёт, какие виды документов потребуется печатать и т.д.

Для себя отметим несколько важных моментов, на которые будем ориентироваться:

• Учёт принятой техники с возможностью указать используемые запчасти и выполненные работы
• Возможность работы нескольких пользователей одновременно
• Быстрое обучение сотрудников и лёгкое внедрение
• Наличие статистики и аналитики
• Возможность взаимодействия с клиентом
• Удобство и скорость работы

Стоит понимать, что в этой статье речь идёт не просто о CRM или системах управления предприятием, а о достаточно узкоспециализированных программах, направление которых - организация учёта в сервисном центре или мастерской по ремонту офисной и бытовой техники, компьютеров, мобильных телефонов и т.п. Нужно понимать, что любой такой выбор будет на основе компромисса из крайне необходимых возможностей и тех, от которых все же придётся отказаться.

Начнём с того, что существует две группы программ:

• оффлайн - программы, которые вместе с базой данных устанавливаются на компьютер в мастерской;
• облачные - программы, доступ к которым, осуществляется через браузер.

Мы не будем акцентировать внимание на конкретных программах, так как в основной своей массе их возможности будут примерно равны, а сфокусируемся на сравнении именно двух видов.

Оффлайн программы для мастерской

Отличительно особенностью этих программ является то, что сама программа и база данных хранятся локально на компьютере в мастерской. У некоторых экземпляров есть возможность подключаться к удаленной базе данных. Руководителям, которые привыкли держать под контролем данные своих клиентов такой подход нравится, даже не смотря на его очевидные недостатки.

Расскажем про ключевые особенности использования локальных программ для сервисного центра:

• Функциональные возможности многие из подобных программ имеют в своем арсенале достаточно мощные возможности, которые скорее всего покроют потребности вашей мастерской.
• Локальная база - полный контроль над данными клиентов, но и резервное копирование остаётся на совести сотрудников или руководителя.
• Многопользовательский режим - многие программы имеют ограничение на подключение пользователей к одной базе данных. Проще говоря, у Вас может не получиться подключить компьютер, стоящий на приёмке оборудования, и компьютер, стоящий у мастера, к одной базе данных.
• Удобство использование - вытекающий из предыдущего пункта момент: если в мастерской работает один мастер и небольшая нагрузка на точку приёма-выдачи, то с этим можно смириться, однако в случае большой нагруженности использование только одного экземпляра программы приведёт к росту временных издержек.
• Мобильность - оффлайн программы не имеют возможности показать картину по мастерской на Вашем телефоне.
• Масштабируемость - каждый руководитель мечтает о росте мастерской, и программа должна быть готовая к этому. Если в мастерской появляется несколько точек, то в каждой точке будет своя база данных, что усложняет работу для руководителя.
• Низкая скорость работы - из-за того, что программа и база данных находятся на одном компьютере, это может сказаться на производительности. Чем больше база, тем медленнее может работать программа.

Подводя итог, можно сказать, что если у Вас одна точка, а отсутствие возможности оперативно узнавать информацию о состоянии дел в мастерской через мобильную версию Вас не расстраивает, то оффлайн программа для мастерской будет хорошим выбором для начала работы. Как правило, многие из таких программ распространяются бесплатно и имеют в своём арсенале достаточно мощный функционал, который скорее всего покроет Ваши потребности. Однако, необходимо учитывать, что многие из этих программ не поддерживаются их авторами либо обновление может вызывать серьёзные затруднения.

Облачные программы для мастерской

С развитием интернета на смену оффлайн программам приходят их облачные функциональные аналоги. Главной особенностью которых, как уже понятно из названия, является то, что программа и база данных располагаются на удаленном сервере, что сразу даёт множество преимуществ. Ключевое — это конечно же доступ с любого рабочего места, даже со смартфона или планшета, хотя, несомненно, для руководителей, которые не доверяют в этом случае техническому прогрессу, эта особенность скорее будет являться недостатком.

Рассмотрим ключевые особенности использования облачных программ для сервисного центра:

• Облачный доступ — это доступ к системе с любого устройства, на котором есть веб-браузер. Как вариант использования, мастер может отмечать ход работ через планшет или смартфон, а менеджер принимать или выдавать оборудование через компьютер в клиентской зоне. Руководитель в это же время может находится совершенно в другом месте и отслеживать рабочий процесс.
• Взаимодействие с клиентом - некоторые облачные программы позволяют отслеживать статус ремонта и клиентам.
• Сотрудники, роли и права - практически все облачные программы имеют те же самые возможности для работы в многопользовательском режиме, что и оффлайн, однако тут есть весомое преимущество, которого нет у оффлайн приложений - доступ с любого устройства
• Скорость работы - облачные программы, как правило, работают быстро, независимо от количество данных в базе, однако меленное интернет-соединение в мастерской, безусловно, может уничтожить все плюсы использования облачной системы.
• Обновления - облачные системы постоянно обновляются и расширяют свои функциональные возможности. Как правило, обновления для этих систем бесплатные и проходят автоматически. Кроме того, у Вас всегда есть возможность написать и попросить о какой-нибудь функциональной возможности, которой не хватает именно Вам.

Какую программу выбрать?

На наш взгляд, если выбирать программу для сервисного центра, то лучше остановить свой выбор на облачном решении. В качестве примера такого решения приведём СервисАпп.

СервисАпп — это облачная программа для сервисного центра или ремонтной мастерской, которая обладает широкими функциональными возможностями и практически полностью покрывает необходимость учёта в мастерской или сервисном центре.

Отличительной особенностью СервисАпп является то, что программа лего адаптируется под Ваши нужды. Хотите только учитывать принятое в ремонт оборудование - пожалуйста. Хотите полностью выстроить бизнес-процессы с приёмкой оборудования, учётом выполняемых работ, заказом запчастей, складским учётом - нет проблем!

Рассмотрим плюсы и минусы:

• Адаптируется под Ваши потребности: от простого к сложному
• Широкие возможности для учёта
• Помогает взаимодействовать с клиентом
• Формирует для печать все необходимые документы
• Работает с сотрудниками
• Есть мобильная версия
• Простые и доступные тарифы
• Есть тестовый период
• Есть отправка СМС-сообщений клиентам
• Нет интеграции с онлайн-кассой (на момент написания статьи)
• Закрытое API, ограничены возможности интеграции со сторонними сервисами