Планирование закупок в мастерской: сколько запчастей заказывать и когда

Мастер готов закончить ремонт, но нужного подшипника нет. Закупщик заказывает его срочной доставкой, а через неделю находит такую же деталь в другом заказе, который уже ехал на склад. Бывает и обратное: полки заполнены запчастями, которые давно не спрашивают, а ходовые позиции снова заканчиваются.

Планирование закупок помогает связать четыре вещи: что есть на складе, что уже обещано ремонтам, что расходуется и что действительно приедет от поставщика. Разберём, как принимать решение о пополнении и как этот процесс устроен в СервисАпп.

1. Начните с конкретного склада и свободного остатка

Закупка «для всей компании» легко скрывает проблему отдельной мастерской. Деталь может лежать в соседнем филиале или в выездном запасе инженера, а ремонт ждёт её на основном складе. Сначала выберите склад, который должен обеспечить работу, затем проверьте четыре количества:

• На складе — учётный запас выбранной позиции.
• В резерве — количество, уже занятое под документы. Оно остаётся на складе, но обещать его другому ремонту нельзя без проверки обязательств.
• Ожидается — ещё не принятая часть заказанных поставок на этот склад.
• В черновиках — подготовленная закупка, которая пока не стала подтверждённой поставкой.

Если остатки расходятся с партиями или движениями, сначала нужна сверка. Новая закупка не объяснит, куда исчезла предыдущая деталь. О том, как устроена эта основа, читайте в статье о партионном учёте, себестоимости и резервах.

2. Для редкой детали задайте минимум

История расхода полезна не для каждой позиции. Если мастерская меняет конкретный узел несколько раз в год, среднее за месяц мало говорит о том, нужен ли один экземпляр в запасе. Для таких товаров можно задать минимальный запас и учитывать уже существующие резервы.

Возьмём условный пример: минимум — 5 подшипников, 2 зарезервированы под ремонты, на складе осталось 3. Без ожидаемых поставок нужно докупить 4 штуки: после обеспечения двух ремонтов свободный запас должен вернуться к пяти. Если в расчётный срок ожидается ещё одна штука, непокрытая потребность уменьшится до трёх. Упаковка поставщика может увеличить итоговое количество заказа.

В СервисАпп расчёт по минимуму используется при редком расходе, короткой истории и выключенном партионном учёте. Поэтому для редкой, но нужной детали стоит проверить минимум: при нулевом минимуме и отсутствии резервов рекомендация на закупку может не появиться.

3. Для ходовой позиции используйте историю расхода

У фильтров, крепежа или популярных расходников потребность повторяется. Здесь важно, на сколько времени должен хватить запаса: на доставку от поставщика и период до следующей закупки. Дополнительный страховой запас задаётся в днях расхода.

В СервисАпп прогноз по истории работает при включённом партионном учёте и достаточном количестве наблюдений. Сначала анализируются последние 30 полных дней. Если дней наличия мало, расчёт обращается к окну 60 или 90 дней. Перемещения между складами, инвентаризационные корректировки и отменённые списания расходом для прогноза не считаются.

Средний расход рассчитывается по дням, когда товар был доступен: длительное отсутствие на полке не должно выглядеть как отсутствие потребности. Активные резервы замещают соответствующую часть прогнозного расхода. Складывать весь прогноз и все резервы как две независимые потребности было бы неверно.

Способ расчёта выбирается автоматически. Его и использованную историю можно посмотреть в «Обосновании» рекомендации.

4. Уточните, когда приедет уже заказанное

Поставка через месяц не решает нехватку, которая возникнет завтра. Поэтому у закупки важны не только количество и поставщик, но и склад назначения, отметка заказа поставщику и ожидаемая дата.

В планировании СервисАпп поставки, ожидаемые в пределах срока поставки и периода между закупками, уменьшают текущую потребность. Более поздние видны среди ожидаемых, но не закрывают ближайший расчётный срок. Если дата отсутствует или просрочена, рекомендация предлагает проверить данные. После частичной приёмки учитывается оставшаяся непринятой часть заказа.

Отдельно учитываются черновики. Они уменьшают количество, которое ещё нужно оформить, но не становятся доставкой в прогнозе остатка. Поэтому возможна нормальная ситуация: «К заказу» уже равно нулю, а «Риск дефицита» сохраняется. Закупка подготовлена, но поставку ещё предстоит подтвердить и согласовать по сроку.

5. Согласуйте количество с упаковкой и минимальной партией

Потребность мастерской и условия поставщика могут различаться. Нужно 7 деталей, поставщик отгружает упаковками по 6, минимальная партия — 10. Итоговая рекомендация составит 12 штук.

В меню строки «Правила пополнения» задаются минимум, поставщик, индивидуальные сроки, количество в упаковке и минимальная партия заказа. Настройки относятся к товару на выбранном складе. Пустые индивидуальные сроки используют общие параметры расчёта.

Если товар уже есть в подходящем черновике, упаковка и минимальная партия проверяются по итоговому количеству после дополнения. Так закупщик видит, сколько нужно добавить к существующему заказу, а не готовит ещё одну полную партию рядом с ним.

6. Превратите рекомендации в проверенные черновики

В СервисАпп рабочий порядок выглядит так:

1. Откройте «Склад» → «Планирование закупок», выберите склад и проверьте сроки. При первом расчёте предложены 7 дней поставки, 30 дней между закупками и 3 дня страхового запаса; замените их своими условиями.
2. Нажмите «Обновить расчёт» и дождитесь результата. Карточки сводки позволяют отобрать позиции к заказу, риск дефицита, данные для сверки и избыточный запас.
3. Откройте обоснование спорных строк: посмотрите резерв, расход, поставки и способ расчёта. Если стоит «Проверить данные», устраните причину и пересчитайте потребность.
4. Нажмите «В заказ» у одной позиции или отметьте несколько и выберите «Подготовить закупку». Проверьте количества и поставщика. Товары распределятся по поставщикам, а подходящие черновики будут дополнены.
5. Откройте подготовленные заказы, уточните цены и ожидаемые даты. Дальше используйте «Заказано поставщику», а после фактического поступления — «Принять поставку».

Перед подготовкой система повторно проверяет актуальные остатки и закупки. Сам черновик не отправляется поставщику и не меняет складской запас. Приёмка, в том числе частичная, оформляется отдельно.

Сумма «Осталось заказать на» — ориентир по известным закупочным ценам. Позиции без цены в неё не входят, поэтому перед согласованием заказа нужно проверить и счётчик таких товаров.

7. Свяжите закупки с причинами задержек ремонта

Полезно разбирать не только нехватку, но и её последствия. Если оборудование регулярно ждёт один узел, проверьте минимум, срок доставки и поставщика этой позиции. Для этого можно сопоставить связанный ремонт с журналом отказов и простоев оборудования.

Начать можно с одного склада и небольшой группы ходовых деталей: сверить остатки, задать реалистичные сроки, подготовить закупку и проверить фактическую приёмку. Пошаговые настройки и права доступа описаны в руководстве по планированию закупок, а работа с поставками — в главе о заказах. Возможности складского учёта собраны на странице модуля.