Утром нужно согласовать ремонт ноутбука, до обеда — уточнить поставку запчасти, вечером — подготовить технику к выдаче. Между этими делами приходят новые клиенты, звонит поставщик и выясняется, что один ремонт требует дополнительной диагностики. К концу дня легко обнаружить: работали без остановки, а обещанный звонок клиенту так и не состоялся.
В ремонтной мастерской таких небольших обязательств много. Каждое по отдельности кажется простым, но вместе они требуют внимания не меньше, чем сами ремонты. Задачи и «Мой календарь» в СервисАпп помогают собрать эти обязательства в понятный план: что сделать, кто отвечает и к какому сроку нужен результат.
У каждого обещания появляется следующий шаг
Запись «позвонить Иванову» мало помогает, если через два дня уже трудно вспомнить, о чём шла речь. Полезнее поставить задачу «Согласовать замену дисплея до 15:00», назначить ответственного и добавить детали разговора.
В СервисАпп у задачи можно указать описание, исполнителя, приоритет, дату и время. Если точный час не важен, достаточно выбрать день. Если решение пока нужно только сохранить на будущее, задачу можно оставить без срока.
Задача связывается с конкретным ремонтом, клиентом, заказом, товаром, накладной или счётом. Например, поручение «Уточнить дату поставки дисплея» можно привязать к заказу, а «Проверить поступление оплаты» — к счёту. Сотрудник открывает связанный документ прямо из задачи и видит, к чему относится поручение.
Так договорённость с клиентом получает продолжение: конкретное действие, ответственного и срок. Это особенно полезно при передаче дел между сотрудниками — объяснение уже записано рядом с задачей.
«Мой календарь» собирает рабочие события в одном месте
Чтобы спланировать день, мастеру приходится учитывать больше, чем список поручений. Есть сроки завершения ремонтов, назначенные выезды, обслуживание оборудования и собственный рабочий график.
«Мой календарь» в СервисАпп показывает события, связанные с работой конкретного сотрудника. В зависимости от доступных ему разделов здесь собираются:
- задачи с назначенной датой;
- сроки ремонтов, где сотрудник указан ответственным или мастером;
- ожидаемые даты исполнения его заказов;
- назначенные ему выезды и плановое техническое обслуживание;
- его смены и выходные.
События берутся из соответствующих разделов СервисАпп. Не нужно ещё раз переписывать срок ремонта или дату выезда в отдельный ежедневник. Из календаря можно перейти к связанному документу, а задачу — открыть, изменить или отметить выполненной.
Если сейчас нужно сосредоточиться только на поручениях, остальные категории можно скрыть. Выполненные события тоже можно убрать из представления, чтобы перед глазами оставались предстоящие дела.
Можно увидеть и сегодняшний день, и ближайший месяц
В календаре есть несколько вариантов просмотра: день, неделя, две недели, месяц и повестка — список событий по дням.
Дневной вид помогает сосредоточиться на текущей смене. Неделя удобна, когда нужно сопоставить сроки нескольких ремонтов и назначенных выездов. Две недели или месяц позволяют заранее увидеть приближающиеся обязательства. Повестка подойдёт тем, кому привычнее последовательно просматривать список дел.
Например, мастер открывает неделю и замечает, что на четверг приходятся два срока завершения ремонта и выезд к клиенту. Это повод заранее обсудить приоритеты с руководителем и уточнить, что можно подготовить в предыдущие дни. Когда договорённости видны рядом, проще оценить, насколько реалистичен план.
Для поручений вроде «Передать список запчастей поставщику до 12:00» можно задать точное время. Оно обозначает срок выполнения задачи. Дела без указанного времени отображаются на весь день.
Поручение можно передать и проверить
Когда в мастерской несколько сотрудников, руководителю важно понимать, кому поручено дело и выполнено ли оно. В СервисАпп при назначении задачи другому сотруднику тот получает уведомление. Когда задачу завершает другой человек, уведомление получает её автор.
В разделе задач можно отдельно посмотреть назначенное себе, свои поручения коллегам, задачи всей команды или задачи без исполнителя. Это помогает вернуться к собственным договорённостям и заметить работу, за которую пока никто не отвечает.
Если результат нужно проверить, при создании задачи можно назначить контролёра. Для него появится отдельная связанная задача на проверку. Например, мастеру поручают подготовить устройство к выдаче, а старшему мастеру — проверить результат перед передачей клиенту.
В задаче можно оставить комментарий: клиент попросил связаться позже, поставщик подтвердил новую дату, для продолжения нужна дополнительная информация. Комментарии и история изменений помогают понять, что происходило с поручением. Если к выполненной задаче нужно вернуться, её можно возобновить.
Просроченные дела и задачи без срока остаются на виду
В течение дня планы меняются. Запчасть задержалась, клиент перенёс визит, диагностика заняла больше времени. В СервисАпп можно изменить срок задачи или быстро перенести её на завтра.
При этом незавершённые дела не исчезают из внимания вместе с перевёрнутой страницей календаря. В списке задач есть отдельные представления «Сегодня», «Просрочено», «Предстоящие», «Без срока» и «Выполнено». В самом календаре отдельно показаны задачи без даты и просроченные поручения, оставшиеся за пределами выбранного периода.
Это удобно для двух разных ситуаций. Просроченные дела требуют решения: выполнить, уточнить обстоятельства или согласовать новый срок. Задачи без даты можно периодически пересматривать и выбирать, что пора включить в рабочий план.
Если привычнее работать с карточками, есть доска задач. Их можно сгруппировать по сроку, исполнителю, приоритету или выполнению. Группировка по сотрудникам помогает обсудить распределение поручений, а по срокам — увидеть, что просрочено, запланировано на сегодня, завтра или позже.
Регулярные дела достаточно запланировать один раз
Часть работы в мастерской повторяется постоянно. Проверить ремонты, которые ждут согласования. Уточнить задержавшиеся поставки. Просмотреть технику, которую клиенты давно не забирают. Сверить расходники перед закупкой.
Для таких поручений в СервисАпп есть повторения. Можно выбрать ежедневное выполнение, будни, определённые дни недели, повтор раз в две недели, ежемесячно и более редкие интервалы.
Например, мастерская может договориться о таком порядке:
- По будням до 11:00 — связаться с клиентами по ремонтам, ожидающим согласования.
- Каждую пятницу — проверить задержавшиеся заказы запчастей.
- Раз в месяц — сверить запас расходников и подготовить список закупки.
У каждого такого поручения будут свои исполнитель, описание и приоритет. Первую задачу СервисАпп создаёт сразу, следующие появляются в день своего срока. Повторение можно ограничить датой окончания.
Для ежемесячных дел доступны конкретное число или последний будний день месяца. При необходимости можно настроить перенос с субботы и воскресенья на пятницу. В «Планировщике» видны правила повторения и дата следующей задачи; правило можно изменить или приостановить.
Руководителю не приходится каждый раз заново создавать одинаковые поручения. При этом каждое выполнение остаётся отдельной задачей — понятно, сделана ли проверка именно за этот день или месяц.
Как включить планирование в обычную смену
Начать можно с нескольких договорённостей внутри команды.
Утром каждый сотрудник открывает «Мой календарь», просматривает дела на сегодня и незавершённые поручения. Руководитель проверяет задачи без исполнителя и обсуждает приоритеты там, где на одну дату приходится слишком много обязательств.
В течение дня сотрудники сразу записывают новые договорённости в задачи. Если клиент ждёт звонка после диагностики, у этого звонка появляются ответственный и срок. Если поставка задерживается, сотрудник записывает причину и согласует дальнейшие действия.
Перед окончанием смены сотрудники отмечают сделанное и пересматривают оставшееся. Переносить задачу полезно вместе с объяснением причины: так следующий рабочий день начинается с понятной ситуации.
Начните с трёх дел, которые чаще всего приходится держать в голове: звонка клиенту, проверки поставки и подготовки техники к выдаче. Добавьте их в СервисАпп, назначьте ответственных и сроки, откройте календарь на неделю. На знакомых поручениях проще выстроить привычку планировать работу и вовремя возвращаться к обещаниям.